Prosedyrer for Amref Nordics styre

 


Oppdatert 15 juni 2017 og erstatter dermed tidligere besluttede prosedyrer. Prosedyrer skal gjennomgås årlig.

Styrets ansettelser

Styret velger selv nye medlemmer Innenfor hver tilsetning tas det i bruk en spesifikasjon om krav som anvendes som bakgrunn når man intervjuer og skriver notater vedrørende foreslåtte medlemmer. Mandatet for styrets medlemmer beløper i tre år, med mulighet til å forlenge dette til maksimalt 9 år (3 mandat-perioder).
Styret har mulighet til å velge inn suppleanter, henholdsvis ekstra medlemmer, med særskilt kompetanse for å delta på styremøter. En styre-suppleant skal innkalles til alle styremøtene, men har bare stemmerett som erstatter for ordinære styremedlemmer.  Ekstra medlemmer har rett til å ytre seg, men har ikke stemmerett.

Styrets introduksjon

Styreleder har ansvaret for å introdusere nylig innvalgte styremedlemmer i mandatet deres. Dette inkluderer å presentere Amref Nordics vurderinger, forordninger, prosedyrer og økonomi, samt styrets ansvar og arbeidsoppgaver.  Det nye styremedlemmet forventes å være til stede på styremøtene og andre arrangementer, og aktivt fordype seg i styrematerialet før kommende møter.

Styrets overgripende ansvar

Styret har ansvar for Amref Nordic sin organisasjon og den overgripende forvaltningen, og skal se til at bokføring og øvrige økonomiske forhold kontrolleres på en betryggende måte.  Styret skal fortløpende kontrollere og bedømme stiftelsens økonomiske situasjon. Styret utarbeider retningslinjer for virksomheten og har ansvar for å formulere mål, planer og at beslutninger etterleves, samt at gjeldende forskrifter og instruksjoner følges.
Styreleder
Styret skal ledes av en styreleder som skal sørge for at alle spørsmål løses i overenstemmelse med stiftelsens forordninger. Styrelederen skal sende utstede innkallinger, opprette forslag til dagsorden og sørge for at alle problemstillinger og ærender blir sluttbehandlet på møtene.  Styreleder sørger for at innkallinger til styremøtene blir sendt ut på den måten som er foreskrevet i forordningene, samt justerer møteprotokollene sammen med et annet medlem.
Arbeidsfordeling
Alle styremedlemmer skal sette seg inn i og kontrollere sitt eget arbeid. Enkeltstående medlemmer kan utover dette bli gitt spesielle mål eller oppdrag under sitt ansvarsområde. 

Innkallinger

Innkallinger skal gjøres via brev eller e-post. Innkallingen skal inneholde forslag til dagsorden, samt skriftlig grunnlag for avgjørelser. Ærendene på dagsordenen skal være nummererte. Tidligere protokoller skal vedlegges. Styrelederen skal sørge for at innkallingen blir gitt til styremedlemmene syv dager før styremøtet. Ved ekstraordinære møter kan innkallingen være kortere om styret skal behandle en sak som haster. I slike tilfeller kan det være tilstrekkelig om tilkallingen blir gjort per telefon er på annen måte, gitt at styrelederen gir muntlig informasjon om bakgrunnen for den hastende saken før det ekstraordinære møtet.

Adjungere

Styret har rett til å adjungere personer til møtene, med disse har ikke stemmerett.

Partiskhet og uavhengighet

Styret skal opprettholde krav om saklighet og upartiskhet, og skal ta hensyn til risikoen for partiskhet, interessekonflikt og korrupsjon. Ansvaret for å være uavhengige hviler på det enkelte styremedlemmet. Der det foreligger risiko for partiskhet, interessekonflikt eller korrupsjon skal den aktuelle personen avstå fra å stemme.

Protokoll

Styremedlemmer har ansvar for at protokoll opprettholdes i overensstemmelse med en tidsplan. Denne protokollen skal justeres, for utenom av styreleder, av et styremedlem. Per capsulam-protokoll skal som regel justeres av alle styremedlemmene. Protokollen skal føres i nummerrekkefølge og skal oppbevares på en betryggende måte. Protokoll skal, så snart det er justert, distribueres til hele styret og berørte parter i organisasjonen, og absolutt senest bli sendt ut sammen med innkallingen til neste styremøte.

Økonomiske rapporter

Styrets ansvar for stiftelsens økonomi krever at styret fortløpende får informasjon om stiftelsens økonomi. En økonomisk rapport skal avleveres ved hvert styremøte. 

Prokurist

Prokurister utpekes av styret i samsvar med stiftelsens forordninger.
Styret kan avgjøre at noen skal være prokura og representere stiftelsen under særskilte omstendigheter. Begrensninger i prokuristen sin rett til å representere firmaet skal i slike tilfeller være tydelig i avgjørelsen.